+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Регистрация входящих документов при отсутствии исходящего номера

Регистрация входящих документов при отсутствии исходящего номера

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Регистрация входящих документов полученных по E-mail в ТИТУЛе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация входящих документов

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Регистрации входящих документов предшествует прием и их первичная обработка. Проверяют правильность доставки почты, после вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов — всех страниц письма и приложений при их наличии. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя.

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения.

Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:. Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий следует закрепить в инструкции по делопроизводству.

Если по каким-либо причинам в организации отсутствует инструкция по делопроизводству по идее такого быть не должно , тогда приказами следует утвердить наиболее значимые вопросы по порядку регистрации документов. Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации — журналы регистрации документов по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт , регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота СЭД.

Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации.

Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения. Кроме того, увеличиваются трудовые затраты на изготовление копий, формирование дел и т.

Подскажите, пожалуйста, ставить отметку о принятии документа необходимо на визовом 2-ой, который принесли экземпляре, или заявитель может ЗАКОННО требовать, чтобы ему сделал копию заявления в учреждении куда подает и на ней поставили отметку? Отметка о принятии документа проставляется на втором экземпляре документа, который принес заявитель.

Снимать копию ксерокопию документа принимающая организация не обязана. На что можно ссылаться что организация не обязана делать копию для отметки? Может быть какой-то официальный документ? Сослаться можно только на комментарии к Федеральному закону от В случае необходимости регистрации задним числом будут меняться вторые две цифры. Можно ли сменить порядок нумерации сейчас? Это нигде пока не прописано. Порядковый номер — это номер по порядку, понятно, что 6 следует после 5.

Буквенное обозначение — это когда определенному массиву группе регистрируемых документов присваивается свое обозначение. Поскольку по правилам регистрация приказа проводится в день подписания, входящего документа — в день поступления, то документ с регистрационным номером 6 не может быть по дате раньше документа под номером 5.

Теперь по первому вопросу. Изменять принятую систему регистрации документов следует с нового календарного года. Не понятно, зачем включать в регистрационный номер документа обозначение месяца, для этого есть свой реквизит — дата документа. Если вы хотите каждый месяц начинать регистрацию с 1-го номера, то это тоже не принято.

У меня следующий вопрос. Если документ поступил в организацию после Однако на практике это не всегда выполнимо, особенно, когда документооборот большой, а работник, занимающийся регистрацией документов, выполняет ещё и другие функции. Поэтому обычно документы, поступившие в организацию в конце рабочего дня, регистрируются на следующий рабочий день.

Чтобы не было недоразумений в этом вопросе, пропишите в своей инструкции по делопроизводству сроки регистрации поступающих и отправляемых документов.

Добрый день, подскажите. Так же есть вопрос по пересылке сообщений. Как фиксировать факт того, что сообщение переслано другому адресату. В системе электронного документооборота формируется уведомление об отправке документа, а также о получении его адресатом.

Если же у Вас нет СЭД, а просто ведется регистрация поступающих и отправляемых документов в электронном виде, то можно завести реестр отправляемых исходящих документов. В учреждение поступило заявление от гражданина, но не через канцелярию, а оставлено на вахте.

Далее его передали напрямую в отдел для подготовки ответа. Отсутствие регистрации заявления является ли нарушением и какое последует наказание? Ответ был дан в устной форме и письменно с небольшим нарушением сроков из-за праздничных дней. Надо было зарегистрировать заявление, хотя бы позже. По поводу наказания — это прерогатива вашего руководства. У меня такой вопрос, сегодня вошло писем от одной компании, можно ли зарегистрировать в книгу регистрации одним числом например: от Одной датой зарегистрировать все письма можно, но под одним номером нельзя.

Каждому письму должен быть присвоен свой входящий номер, если эти письма разного содержания и с разными исходящими номерами. Добрый день, подскажите, пожалуйста, на основании чего присваивается номер Дела? И к какому году архив. В текущем делопроизводстве делам присваивается индекс согласно утвержденной номенклатуре дел.

При составлении описи дел присваивается архивный номер номер по порядку согласно утвержденной описи. Как правило, документ, утвержденный в году, относится к году.

Однако план работы на , утвержденный в году, будет относиться к годовому разделу описи за год. Так что уточните, какой конкретно документ затрудняет для вас датировку. Если нужно подать заявление и один-два документа как приложение , возможно ли вместо оригиналов передать копии, но чтобы секретарь заверила, что копии соответствуют оригинальным? Какой в этом случае документ оставить себе как доказательство, что все нужные документы были переданы и зарегистрированы?

В некоторых государственных и муниципальных органах например, собес, пенсионный фонд при приеме копий документов сотрудники заверяют копии, но только при наличии оригиналов.

Не знаю, как в вашем случае, уполномочена ли секретарь заверять копии документов. Поэтому лучше сразу приложить к заявлению заверенные копии. В заявлении надо указать, что копии прилагаются. Для этого в тексте заявления надо написать, какие документы вы предъявляете. Заявление составляется в двух экземплярах, на втором экземпляре вашем секретарь должна сделать отметку, что заявление принято, проставить штамп организации. Это и будет доказательством, что документы приняты.

Добрый день! Могу ли я регистрировать документы в журнале регистрации в своем подразделении при условии, что данный журнал зарегистрирован в отделе кадров. Каким законом это подтверждается?

Закона по этому вопросу нет, и быть не может. В организации может быть принята как централизованная, так и децентрализованная система регистрации документов. Этот должно быть прописано в инструкции по делопроизводству организации, либо закреплено соответствующим приказом. Почтой пришел от Заказчика оригинал акта выполненных работ. Секретарь поставила в правом углу штамп с номером и датой входящего документа.

Можно ли на финансовых документах ставить штамп входящего? Права ли она? Если акт прислали без сопроводительного письма, то допускается на акте проставить штамп и регистрационный номер. Подпись на входящем штампе не проставляется. В службе без-ти есть журналы, кот-е они сами прошили и теперь им надо скрепить прошивку печатью. НО своей печати у них нет. Какую печать им ставить?

Заверительная надпись в журнале и др. Достаточно подписи должностного лица с расшифровкой и даты. Регистрируем служебные записки, заявления в журнале регистрации док-в внутр. Но отдав рук-лю на подпись, некот-е служебки просто не возвращаются, а остаются у нее, либо рук-ль сама лично передает этот док-т напрямую. И как тогда в таком случае быть, ведь я не могу вписать в журнал кому был отписан тот или иной док-т? Графы в журнале пустуют, а при проверке что буду говорить вообще без понятия.

Укажите в инструкции по делопроизводству, что документы должны передаваться через службу делопроизводства для соответствующих отметок. Подскажите, должны ли регистрироваться анонимные письма, поступающие в организацию? Если нет, то каков порядок обращения с ними? Согласно п. Однако если в обращении содержится важная общественная информация, информация о противоправных деяниях, его необходимо передать в соответствующий государственный орган.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов.

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам. Перейти к основному содержанию. Действующий Инструкция по ведению делопроизводства

Некоторые секреты входящих документов

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению. Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами. Документы в офис попадают разными путями: их может принести почтальон или курьер, оставить клиент.

Глава 1. Документооборот

Документооборот: коротко о главном. Организационные моменты. Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия. Мы остановимся на первой составляющей — документообороте.

Первичная обработка документов заключается в проверке правильности доставки писем.

Активировать демодоступ. Регистрация входящих документов — обязательная процедура, не сложная, но очень ответственная. От того, насколько своевременно и правильно будет зарегистрирован документ, зависит качество и скорость принятия управленческих решений. Поэтому секретарю необходимо знать все нюансы регистрация входящих документов в делопроизводстве, чтобы они были исполнены в срок.

Организация документооборота на предприятии

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6.

.

Регистрация входящих документов при отсутствии исходящего номера

.

При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.​д. штамп, в котором указывается дата поступления, порядковый входящий номер. Порядок регистрации и отправления исходящих документов.

.

Инструкция по ведению делопроизводства

.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Дарья

    Кому сейчас 30-40 лет, они еще смогут позаботится о себе и что то накопить на старость. Хотя это тот еще тот вопросик, учитывая, какие доходы у нашего населения. Мне 57 лет. Через 2,5 года , за полгода до наступления предпенсионного возраста, меня хозяин уволит, не желая дожидаться того времени, когда меня уволить будет несколько сложнее. А другой хозяин не станет меня принимать на работу,имея в перспективе уголовную ответственность за увольнение предпенсионера. В сухом остатке 3,5 года, до 63 лет, мне придется пребывать без средств к существованию. А мужчины 1963 года 5.5 лет будут хлебать эту кашу.Веселенькое дельце. Как мудро! Это в стране где добывается нефть и газ. Какое эффективное хозяйствование! Мне говорят Не нагнетай! Да в нашей стране сбываются самые пессимистические прогнозы! Так и будет! Без вариантов! СУКИ!

© 2018-2019 arch-mine.ru